Yogyakarta, 22 September 2020

Resume Materi Pertemuan Kedua Matakuliah Manajemen Perkantoran

Organisasi Perkantoran

Struktur Organisasi yaitu hubungan formal dan informal antara anggota suatu organisasi atau dapat diartikan sebagai hal yang menjelaskan tentang bagaimana suatu tugas dan pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan dalam suatu organisasi yang tergantung dari strategi bisnis yang dipilih.

Saat ini ada 6 macam stuktur organisasi yang biasa dijumpai dalam suatu organisasi, yaitu:

1. Struktur Garis = bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan (Henry Fayol).

2.Sruktur garis dan staf = kombinasi dari organisasi lini, asas komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, saran-saran, data informasi yang dibutuhkan.

3.Struktur fungsional= Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh (Frederick W. Taylor).

4.Struktur Produk = struktur divisional dimana produk (barang/jasa) di kelompokkan ke dalam divisi yang berbeda sesuai dengan kesamaan dan perbedaan.

5.Struktur Komite / kelompok = struktur organisasi yang menempatkan wewenang dan tanggung jawab secara bersama-sama di tangan sekelompok individu dari pada ditangan seorang manajer. 

6. Struktur Matriks/organisasi manajemen proyek, yaitu struktur organisasi dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matriks menghasilkan wewenang ganda yaitu Wewenang Horizontal dan Wewenang Fungsional dimana Wewenang Horizontal diterima manager proyek sedangkan Wewenang Fungsionalnya yaitu sesuai dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, manajer harus melaporkan kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manager diberi kewenangan memberikan langsung lapor kepada manager puncak.

Menurut Robbins dan Judge , ada 6 elemen struktur organisasi: 

1. Spesialisasi pekerjaan yaitu tugas dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan.

ada dua cara membagi pekerjaan: 

Pertama, melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang = efisiensi tercapai, namun bosan, stres, kualitas rendah, mangkir dari kerja, dan tinggi turn over.

kedua yaitu melalui pemberian variasi pekerjaan dan tugas, menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau dlm tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill.

2. Rantai Komando Rantai komando yaitu menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan, hanya mempunyai seorang atasan dimana dia dapat melaporkan dan mempertanggung jawabkan hasil kerjanya.

3. Rentang Kendali Unsur ini mendeskripsikan beberapa jumlah bawahan yang dapat dikelola seecara efisien dan efektif oleh seorang manajer. 

4. Sentralisasi dan desentralisasi 

Sentralisasi = Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. 

5. Formalisasi. Unsur ini di definisikan oleh gomez-Mejia dkk (2004) sebagai dokumen yang mengidentifikasikan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tangguang jawab, kondisi, dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahuai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya.

6. Departementalisasi=merupakan dampak spesialisasi pekerjaan, bisa dengan mengelompokkan pekerjaan yang serupa dalam satu departeman, mengelompokkan berdasarkan produk yang dihasilkan, wilayah atau geografi, dan pelanggan yang dilayani. 

Merancang Pekerjaan

Menurut Gomez-Mejia ada 5 pendekatan dalam merancang pekerjaan:

1. Penyederhanaan pekerjaan = bahwa pekerjaan dapat diuraikan menjadi lebih sederhana, berupa tugas yang selalu berulang-ulang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan administrasi. Pendekatan ini hanya menitikberatkan pada pekerjaan dan proses tertentu bukan proses keseluruhan dari sebuah perusahaan.

2. Pemekaran perusahaan= memekarkan pekerjaan yang telah dilakukan sebelumnya. Misalnya petugas bagian surat yang bertanggung jawab dalam pengiriman surat tetapi sekarang diberikan tanggung jawab untuk pendokumentasian surat. 

3. Perotasian pekerjaan = merotasi karyawan diantara pekerjaan yang ada tanpa merubah alur pekerjaan.

4. Pemerkaya pekerjaan = membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan menantang bagi seorang karyawan. Hal ini dilakukan dengan menetapkan beberapa tugas khusus untuk dilakukan satu orang yang bertanggung jawab hingga terselesaikanya proses pekerjaan yang dimaksud. 

5. Disain pekerjaan berdasarkan tim = memberikan wewenang menyelesaikan pekerjaan yang diberikan.

Setelah pekerjaan dirancang, langkah yang perlu dilakukan adalah analisis pekerjaan. 

Analisis pekerjaan= proses pengumpulan informasi yang akan digunakan dalam membuat keputusan tentang pekerjaan, dengan melakukan identifikasi tugas, kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan tertentu.

Melakukan sebuah sebuah analisis pekerjaan, yaitu: 1. Darimana pekerjaan administrasi itu berasal ? 2. Apakah diperlukan peralatan khusus ? 3. Pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan administrasi yang dimaksud ? 4. Apakah pekerjaan tersebut memerlukan pengawasan? Dsb

Mendeskripsikan Pekerjaan Langkah terakhir adalah menuangkan hal yang telah diidentifikasikan, dijelaskan dan didefinisikan oleh analisis pekerjaan kedalam sebuah dokumen tertulis yang disebut dengan diskripsi pekerjaan. Menurut Gomez-Meijia ada 2 jenis deskripsi pekerjaan, yaitu : 1. Deskripsi pekerjaan secara khusus Merupakan ringkasan dari tugas, kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan. 2. Deskripsi pekerjaan secara umum. Mencakup hal-hal dasar mengenai tugas, kewajiban dan tanggung jawab dari sebuah perkerjaan. Deskripsi ini dapat digunakan pada organisasi yang mengedepankan inovasi dan fleksibilitas dalam pencapaian tujuannya.

Deskripsi pekerjaan mempunyai 4 elemen penting, yaitu: 1. Identifikasi informasi 2. Ringkasan pekerjaan 3. Kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan 4. Spesifikasi pekerjaan dan kualifikasi minimum

Administrasi 

Tugas utama pekerjaan ini adalah mengerjakan tugas-tugas administrasi kantor, seperti mengatur arus dokumen, melakukan suratmenyurat, dan menyiapkan bahan presentasi.

Deskripsi pekerjaan untuk administrasi antara lain: Bertanggung jawab atas keluar-masuknya barang, Bertugas untuk sistem pengontrolan kualitas barang masuk dan keluar, Melakukan proses internal perusahaan, Melakukan proses kepegawaian, Melakukan penyimpanan dokumen perusahaan, Melakukan pengaturan kas kecil keuangan.

Latihan Soal Pertemuan Ke-1

1. Tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha dimana terdapat ketergantungan sistem antara orang teknologi dan prosedur untuk menangani data dan informasi adalah …..

a. Lembaga              d. Prosedur

b. Kantor                  e. Pasar

c. Rumah

2. Kegiatan- kegiatan yang menyangkut perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian terhadap pekerjaan kantor dan orang-orang yang melakukan pekerjaan itu agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan ……

a. Manajemen proyek                        d. Manajemen Perkantoran

b. Manajemen industri                       e. Manajemen usaha

c. Manajemen perusahaan

3. Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman adalah ……

a. Tujuan kantor                                  d. Kesimpulan kantor

b. Manfaat kantor                               e. Kegiatan Kantor

c. Kegunaan kantor

4. Fungsi kantor yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif disertai kemampuan untuk mengambil

keputusan merupakan fungsi…..

a. Interpersonal                     d. Fungsi rutin

b. Manajerial                         e. Fungsi analisis

c. Fungsi teknis

5. Fungsi manajemen perkantoran yang mengatur pembagian tugas dalam ruang lingkup organisasi adalah …..

a.Planning                       d. Acting

b.Organizing                   e. controlling

c. Actuating

Latihan Soal Pertemuan Ke-2

1. Tugas dalam organisasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan disebut…

a.Departementalisasi                            d. Rentang pengawasan

b.Spesialisasi                                           e. Rantai komando

c.Formalisasi

2. Berikut merupakan bentuk struktur organisasi adalah...

a.Komisi                                                 d. Produk

b.Komisaris                                            e. Jasa

c.Matrikulasi

3. Bentuk struktur apa yang tepat untuk menggambarkan kepemimpinan presiden dalam membawahi menteri dan pejabat setingkat menteri….

a.Matriks                                             d. Garis dan staff

b.Komite                                              e. Fungsional

c.Produk

4. Pendekatan dalam merancang pekerjaan yang dimungkinkan dengan merotasi karyawan tanpa

merubah alur pekerjaan adalah….

a.Pemerkaya perusahaan                    d. Rotasi pekerjaan

b.Desain team                                       e. Penyederhanaan

c.Pemekaran perusahaan

5. Berikut yang merupakan elemen deskripsi pekerjaan adalah …..

a.Identifikasi informan                        d. Kewajiban KTP

b.Ringkasan pekerjaan                        e. Kewajiban karyawan

c.Kualifikasi maksimum