Yogyakarta, 29 September 2020

Prosedur Perkantoran

Prosedur perkantoran dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan tulis menulis yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting dari kegiatan kantor (Moekijat, 2002).

Definisi Prosedur Menurut Moekijat: Prosedur adalah urutan langkah-langkah (pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukan, dan siapa yang melakukan. Dengan demikian prosedur dapat disimpulakn: 1. Metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas yang akan datang. 2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. 3. Pedoman untuk bertindak.

Manfaat prosedur tertulis

Manfaat prosedur tertulis adalah:

1. Planning – Controlling

2. Organizing

3. Staffing-leading

4. Coordination

Informasi dalam membuat prosedur: 1. Tujuan 2. Dokumen ( surat/formulir/laporan) yang diperlukan 3. Alat/mesin/fasilitas yang dipelukan. 4. Orang/bagian/departemen yang diperlukan. 5. Tata ruang kantor yang diperlukan. 6. Metode penulisan prosedur yang akan digunakan. 7. Langkah-langkah alternatif yang diperlukan.

Metode penulisan prosedur

1. Deskriptif

2. Chart

Penulisan prosedur dalam Chart adalah sebagai berikut: 

a. Gambar/skema Gambar mengenai tahapan cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi konsumen yang membeli. 

b. Arus pergerakan dokumen (document flow chart) Menunjukkan perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari satu bagian kebagian yang lain.

c. Bagian yang terlibat dalam arus proses dokumen yang digambarkan dalam bentuk flow chart minimal 3 bagian. 

d. Setiap gambar simbol dokumen keterangan yang ditulis dalam simbol tersebut tidak boleh sama

Proses kegiatan (process chart) = Merupakan salah satu alat yang berguna untuk melakukan penyederhanaan kerja. Tindakan-tindakan ditunjukkan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertikal dengan urutan kronologis dimana tindakan terakhir atau penjelasan prosesnya dicantumkan setelah gambar arus proses dinyatakan selesai. Contoh simbol yang digunakan sebagai berikut:

 LATIHAN SOAL menjawabnya di web Elearning  secara online pada jam kuliah berlangsung.

1. Istilah prosedur sering diartikan pula sebagai….

a.Langkah-langkah    d. Aturan

b.Topik                      e. Educational

c.Area

2. Prosedur itu harus bersifat …..

a.Non formal       d. Komersial

b.Formal              e. Permainan

c.Insidensial

3. Bentuk prosedur seharusnya adalah….

a.Tersirat          d. Tertulis

b.Tersurat        e. Teringat

c.Terbaca

4. Metode penulisan prosedur yang digantikan dengan simbol atau kode disebut….

a.Induktif      d. Charlie

b.Deskriptif   e. Charry

c.Chart

5. Tahapan penyusunan prosedur yang pertama adalah….

a.Perencanaan     d. Pengorganisasian

b.Penulisan           e. Penjabaran

c.Pengangkatan

Tugas Individu membuat  gambar document  flowchart minimal melibatkan 3 bagian/departemen dengan menggunakan simbol-simbol diatas dikumpul ke email ibu paling lambat minggu depan.

Terimakasih....