Yogyakarta, 6 Oktober 2020

Salam Sejahtera dan Salam Sehat bagi kita semua....

Hari ini  pertemuan keempat  ya silahkan pelajari  materinya....dan setelah itu kalian mencari contoh  dari  jenis catatan dan laporan kantor yang terdapat dalam perusahaan besar yang sudah gopublik yang bisa kalian cari di webnya misalnya salah satu Bank, PT ataupun Kementerian, dikumpulkan dengan subjek Nim, Nama, Kelas, Tugas Catatan dan Laporan Perkantoran, apabila file besar kalian bisa zip atau kirim via google drive paling lambat minggu depan.

Pertemuan 4  CATATAN DAN LAPORAN PERKANTORAN

Catatan Kantor adalah laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadian-kejadian untuk disimpan, bisa juga disebut data dan digunakan pada fase kegiatan sebagai dasar untuk menarik kesimpulan.

JENIS CATATAN KANTOR  menurut Laksmi et all (2015) adalah:

1. Personnel Records (Catatan Personalia) = NIP, tgl lahir, jenjang pendidikan, kepangkatan, pelatihan, penghargaan  dsb..

2. Production Records (Catatan Produksi) = pemakaian bahan baku, pembelian bahan baku, dsb

3. Inventory Records (Catatan Inventaris) = pemakaian inventaris kantor, pembelian/pengadaan inventory

4. Sales Records (Catatan Penjualan) = catatan penjualan harian, mingguan, bulanan dsb

 5. Financial Records (Catatan Finansial) = catatan uang masuk, uang keluar, petty cash dsb

Laporan Kantor adalah suatu pernyataan tertulis yang didasarkan atas pengumpulan catatan-catatan dan yang biasanya menyatakan nilai catatan yang diringkas dan yang bersifat interpretatif (tafsiran). Laporan kantor merupakan kumpulan data yang sudah diolah dan sudah tetap.

Jenis Laporan Kantor

Secara garis besar, laporan dibedakan dalam tiga kelompok besar yaitu:

1. Executive Reports (Laporan Pimpinan) = Neraca, laporan laba rugi, laporan kas, laporan kinerja dll

2. Periodic Reports (Laporan Periodik) = Laporan keuangan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartal , semester dan tahunan,  laporan penjualan, Laporan bulanan tentang hasil pekerjaan, stock opname, laporan utang, laporan piutang, laporan purchasing dll

3. Special Reports (Laporan Spesial) =  a. Aktivitas yang tidak tercakup secara teratur oleh laporan

Lain, b. Dipublikasikan pada waku tidak tentu, c. Berhubungan dengan subjek khusus yang bersifat

diskontinue. misalnya laporan penutupan outlet  di masa pandemi

LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN LAPORAN

1. Menentukan subjek = agar laporan terang dan jelas, dapat membatasi diri, memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan, serta mempermudah pengumpulan data.

2. Mengumpulkan data dan fakta =  Misal surat keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya, data kepegawaian, keuangan, materil, peralatan, pemasaran, rencana kerja, jobdesk, buku pedoman kerja dan sebagainya. Bahan-bahan laporan diperoleh dari sumber primer dan sekunder. Dimana sumber primer seperti hasil wawancara, hasil diskusi, hasil kuesioner, dan hasil observasi langsung, sedangkan data sekunder didapat dari perpustakaan, dokumentasi, statistik, almanak, buku harian , hasil riset dan lain-lain.

3. Pengklasfikasian

Pengklasifikasian berguna untuk menyusun sistematika laporan, menentukan data mana yang perlu dimasukkan, data yang cukup menjadi lampiran, mempermudah penentuan korelasi antara data satu dan data lainnya, dan selanjutnya akan mudah dalam menganalisisnya.

SISTEMATIKA LAPORAN 

1. Halaman Judul 

2. Surat Penyerahan

3. Daftar isi

4. Ikhtisar dan Abstrak 

     a. Ikhtisar (summary)

     b. Abstrak

5. Pendahuluan

6. Isi Laporan

7. Kesimpulan dan Saran

     a. Kesimpulan

     b. Saran

8. Bagian Pelengkap =  apendiks ( lampiran-lampiran, termasuk disini surat perintah atau surat tugas ataupun surat keterangan, foto-foto, dokumen-dokumen), dan bibliografi (daftar Pustaka) bila laporan itu terkait dengan analisa ilmiah yang mempergunakan bahan-bahan pustaka.

LATIHAN SOAL

1. Laporan tertulis mengenai fakta-fakta atau kejadiankejadian untuk disimpan, bisa dijadikan sebagai data dan digunakan pada fase kegiatan sebagai dasar untuk menarik kesimpulan disebut....

a. Laporan

b. Catatan Kantor

c. Catatan Harian

d. Catatan tertulis

e. Laporan tertulis

2. Catatan ini berisi isu-isu mengenai syarat kredit, tenggat pembayaran, jumlah uang yang harus ditagih, data gaji/upah yang harus dibayar, kartu kerja.

a. Financial records

b. Inventory records

c. Sales records

d. Production records

e. Main records

3. Pernyataan tertulis yang didasarkan atas pengumpulan catatan-catatan dan yang biasanya menyatakan nilai catatan yang diringkas dan yang bersifat interpretatif (tafsiran) disebut...

a. Laporan Kantor

b. Catatan Kantor

c. Catatan Harian

d. Catatan tertulis

e. Laporan tertulus

4. Berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku, sifat dan panjangnya berbeda-beda sesuai dengan tujuan dan sifat topiknya adalah...

a. Surat keterangan

b. Surat perintah

c. Surat Tugas

d. Surat Penyerahan

e. Bibliografi

5. Hasil pengamatan mengenai fakta-fakta yang dilaporkan, pencocokan fakta dengan data yang telah ada sebelum melakukan pengamatan, semua masalah yang diperkirakan akan membantu atau menghambat pemecahan masalahnya, pembahasan dan hasil pembahasan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan, merupakan...

a. Pendahuluan

b. Pokok Masalah

c. Latar belakang

d. Kesimpulan

e. Isi Laporan

Demikian perkuliahan hari ini, terimakasih...